¿Hace falta certificado digital para VERI*FACTU?
Es la pregunta que más paraliza a las tiendas online, y la respuesta corta es no, no es obligatorio. Lo que la norma exige es que los registros de facturación lleguen a la Agencia Tributaria firmados por alguien autorizado a hacerlo. Ese alguien puedes ser tú, con tu certificado, o puede ser un colaborador social que remita en tu nombre.
Las dos vías, sin adornos
Vía A — Colaborador social
Un colaborador social es una entidad autorizada por la AEAT para presentar declaraciones y remitir información por cuenta de terceros. Es la figura de toda la vida de las gestorías. Aplicado a VERI*FACTU: tu tienda genera el registro, el colaborador lo firma y lo remite, y la AEAT lo recibe como tuyo.
A favor: no instalas nada, no custodias nada, no renuevas nada. Si cambias de ordenador o entra gente nueva en la empresa, no pasa nada.
En contra: dependes de un tercero. Si su servicio cae, tus registros esperan. Por eso importa que tu herramienta reintente sola y te avise, en lugar de darlo por enviado.
Vía B — Tu propio certificado
Subes tu certificado de persona jurídica o de representante (el archivo .p12 o .pfx de la FNMT) y la aplicación remite directamente a la AEAT con él.
A favor: independencia total. Nadie más está en medio de tu relación con Hacienda.
En contra: tienes que custodiar el certificado, renovarlo antes de que caduque y aceptar que una aplicación lo use. Aquí lo importante es cómo se guarda: cifrado, con una clave que no esté en el mismo sitio que el archivo. Si un proveedor no te explica cómo lo cifra, esa es toda la respuesta que necesitas.
¿Cuál te conviene?
La regla práctica, según lo que hemos visto en tiendas reales:
- Colaborador social si eres una tienda pequeña o mediana, sin departamento técnico, y quieres olvidarte. Es el caso de la gran mayoría.
- Certificado propio si ya lo usas para otras gestiones, si tu asesoría lo prefiere, o si tu volumen es alto y no quieres un intermediario en el camino crítico.
Y una cosa que conviene exigir: que la decisión sea reversible. Empezar con colaborador social y pasarte a certificado propio más adelante debería ser cambiar un ajuste, no migrar de proveedor.
Lo que el certificado no resuelve
Hay una confusión frecuente: creer que teniendo certificado digital ya cumples. El certificado sólo resuelve quién firma el envío. Sigue haciendo falta que el registro tenga la estructura correcta, que la huella encadene con la anterior, que el QR sea el que la AEAT espera y que la factura se emita en el momento correcto. El certificado es la llave; el coche sigue teniendo que estar bien montado.
Si un proveedor te vende la integración diciendo sólo «compatible con tu certificado digital» y no menciona la cadena de huellas ni la subsanación de registros, pregúntale por esas dos cosas antes de firmar nada.
Qué pasa si el certificado caduca
Los certificados de la FNMT caducan. Si el tuyo vence y la aplicación sigue intentando remitir, los envíos empiezan a fallar y tus facturas se quedan sin registrar. Un sistema serio te avisa antes y te enseña la cola de pendientes; uno malo lo apunta en un log que nadie lee. Pregunta por eso también.
Referencias: RD 1007/2023; Orden HAC/1177/2024; régimen de colaboración social en la aplicación de los tributos (art. 92 de la Ley 58/2003, General Tributaria).